Un organizzatore di eventi chiama la tua agenzia con una richiesta. Duecento delegati volano ad Amman per una conferenza regionale di tre giorni, un mix di posti business ed economy, un budget fisso e una scadenza già spiacevolmente vicina. Se la reazione del tuo team a quella chiamata è entusiasmo piuttosto che timore, la tua agenzia ha già capito qualcosa che la maggior parte dei concorrenti non ha ancora capito, ovvero che i viaggi per conferenze ed esposizioni sono uno dei segmenti a più alto valore e in più rapida crescita nel mercato dei viaggi in Giordania.
La Giordania ha trascorso gli ultimi anni costruendosi silenziosamente una vera reputazione come destinazione per riunioni, incentivi, conferenze ed esposizioni (MICE). La posizione di Amman nel cuore del Levante, combinata con l'attrazione davvero unica della Giordania per il tempo libero, Petra e il Mar Morto sono a breve distanza dalla maggior parte delle sedi congressuali, lo rendono facile da vendere agli organizzatori internazionali che cercano qualcosa di diverso dalle solite opzioni del Golfo o europee.
Questa guida è pensata per le agenzie di viaggio in Giordania che desiderano cogliere adeguatamente questa opportunità. Spiega come gestire le prenotazioni di viaggi per conferenze ed esposizioni dalla prima richiesta alla fattura finale, che autenticosistema di prenotazione viaggi mice Giordania su cui le agenzie possono fare affidamento e su come questo segmento si adatta ai viaggi religiosi, culturali e aziendali che la tua agenzia potrebbe già gestire.
Alcune forze stanno spingendo avanti questo segmento contemporaneamente. Amman ha investito in infrastrutture per conferenze negli ultimi dieci anni, le organizzazioni regionali scelgono sempre più la Giordania come punto d’incontro neutrale e accessibile all’interno del Levante, e gli organizzatori di eventi sono attratti da una destinazione che può abbinare un serio programma di conferenze con Petra o il Mar Morto come estensione post evento.
Per le agenzie di viaggio, ciò significa che i clienti di conferenze ed esposizioni non sono una manna una tantum. Si tratta di un segmento ripetibile e prevedibile, a condizione che la tua agenzia abbia unsoftware per la prenotazione di viaggi per conferenze ed esposizioni una configurazione in grado di tenere effettivamente il passo con i cambiamenti nell'elenco dei delegati, le scadenze ravvicinate e il reporting che i clienti aziendali si aspettano.
Una prenotazione per delegati non è lo stesso animale di una prenotazione per un gruppo di svago, anche se entrambe coinvolgono più passeggeri che viaggiano insieme. Alcune cose distinguono questo segmento:
Le agenzie che tentano di gestire questa situazione con lo stesso processo manuale che utilizzano per la prenotazione di una piccola famiglia si ritrovano rapidamente sopraffatte. I viaggi per conferenze premiano le agenzie che lo trattano come un proprio flusso di lavoro strutturato.
Quasi tutte le prenotazioni per conferenze ed esposizioni in Giordania passano per Amman. È il naturale punto di arrivo internazionale, la base per le sedi degli eventi e le infrastrutture alberghiere del Paese, e l'hub da cui i delegati si estendono a Petra o al Mar Morto una volta conclusa l'agenda.
Un fortesistema di prenotazione per agenzie di viaggio Amman le agenzie con sede gestiscono il proprio event desk attraverso le esigenze per riflettere questo. Ciò significa gestire rotte multiurbane verso Amman da una dozzina di paesi di origine contemporaneamente, coordinare il trasporto via terra e i pacchetti di estensione senza perdere traccia della prenotazione di volo principale e fornire ai subagenti in altre città giordane visibilità sullo stesso inventario dei delegati gestito dalla sede centrale.
È qui che la Giordania ha un vero vantaggio rispetto alla maggior parte delle altre destinazioni MICE. Poche città congressuali al mondo possono offrire ai delegati un vero e proprio patrimonio culturale a poche ore dalla sede. Le agenzie che offrono in modo proattivo un pacchetto di estensione Petra o Mar Morto insieme alla prenotazione della conferenza principale non si limitano ad aggiungere un extra, ma spesso ottengono entrate aggiuntive che altrimenti andrebbero interamente a un'agenzia per il tempo libero separata.
La lezione pratica qui è semplice. Non aspettare che il comitato organizzatore chieda proroghe. Costruisci un pacchetto standard di una o due notti a Petra o al Mar Morto nella tua proposta di conferenza standard, in modo che sia subito lì come un facile sì per i delegati che desiderano prolungare il loro viaggio.
Che si tratti di una delegazione governativa, del personale di uno sponsor aziendale o di membri di un'associazione di settore, il cliente che gestisce il budget si aspetta la stessa professionalità che otterrebbe da qualsiasipiattaforma di prenotazione viaggi di gruppo aziendali. Ciò significa prezzi coerenti per l'intero elenco dei delegati, tempi di risposta rapidi per le modifiche dell'ultimo minuto e una fattura pulita anziché una pila di ricevute individuali da riconciliare per il team finanziario.
Se la tua agenzia gestisce anche viaggi d'affari in corso al di fuori di conferenze una tantum, si applica la stessa disciplina di base. Puoi vedere come un sistema dedicato gestisce questo tipo di prenotazione e reporting centralizzato sulprenotazione voli aziendali pagina, che copre esattamente il tipo di gestione contabile consolidata che gli sponsor della conferenza e i clienti aziendali si aspettano.
Non tutti gli strumenti di prenotazione riescono a tenere il passo con il volume delle conferenze. Ecco cos'è un verosistema di prenotazione viaggi mice Giordania le agenzie di cui possono fidarsi durante un'intensa stagione di eventi devono includere:
Una piattaforma costruita attorno a queste funzionalità trasforma la stagione delle conferenze dal trimestre più stressante per la tua agenzia a quello più redditizio.
La Giordania sta costruendo la sua reputazione nel settore MICE, ma non è necessario che inizi da zero. I mercati vicini hanno già dimostrato come una piattaforma B2B strutturata supporti i viaggi di gruppi e delegati ad alto volume su larga scala. IlSistema di prenotazione voli B2B per agenti di viaggio in Arabia Saudita mostra come un mercato altrettanto elevato con domanda e volume elevati abbia strutturato la propria rete di subagenti, i prezzi all'ingrosso e i biglietti di gruppo, e gran parte di questo approccio si traduce direttamente nella gestione dei viaggi per conferenze ad Amman.
Per le agenzie che gestiscono anche viaggi di gruppi religiosi insieme alle attività congressuali, cosa comune nel panorama delle agenzie giordane, ilCaso di studio sulla prenotazione del volo Umrah vale anche la pena leggerlo. Si passa attraverso l'emissione di biglietti di gruppo strutturati per un mercato di pellegrinaggi ad altissimo volume, e le lezioni di base sulla gestione di elenchi di nomi in blocco e sulla disciplina delle scadenze si applicano altrettanto bene alla prenotazione di una conferenza di duecento delegati.
Indicare un prezzo fisso troppo presto. I budget delle conferenze vengono spesso stabiliti prima che sia noto il numero finale dei delegati, quindi aumenta la flessibilità anziché bloccare un numero che non può assorbire modifiche successive.
Trattare l'elenco dei delegati come statico. Cambierà fino a giorni prima della partenza. Un sistema che non è in grado di gestire aggiornamenti in blocco costerà al tuo team ore di rielaborazione manuale.
Perdere l'opportunità di proroga. Non offrire in anticipo un pacchetto Petra o Mar Morto significa lasciare le entrate sul tavolo e dare ai delegati un motivo per prenotare altrove.
Sottovalutare la complessità del mix di cabine. Una prenotazione in blocco con posti sia business che economy richiede una gestione attenta, altrimenti i delegati senior si ritroveranno con l'esperienza sbagliata.
Invio di fatture sparse. I comitati organizzatori e gli sponsor aziendali si aspettano un documento pulito, non una pila di ricevute separate da riconciliare.
Se la tua agenzia soddisfa uno di questi criteri, la creazione di un processo strutturato di viaggi per conferenze ed esposizioni ti mette ora in vantaggio rispetto ai concorrenti che trattano ancora ogni richiesta di evento come una corsa una tantum.
Inizia rivedendo le ultime due o tre prenotazioni per conferenze o mostre e notando esattamente dove il processo ha rallentato. Per la maggior parte delle agenzie, si tratta della gestione dell'elenco dei delegati o del preventivo della tariffa giusta per il gruppo abbastanza rapidamente da battere un'agenzia concorrente nel contratto. Risolvendo innanzitutto questo singolo collo di bottiglia, di solito si libera capacità sufficiente per gestire un numero notevolmente maggiore di attività congressuali nell’arco di una stagione.
Quando sarai pronto a portare le tue prenotazioni per conferenze, gruppi religiosi e culturali su un'unica piattaforma creata per questo tipo di volume, puoiregistrati come partner e ottieni l'accesso a tariffe all'ingrosso, controlli dei subagenti e strumenti di prenotazione di gruppo progettati esattamente per questo mercato.
I viaggi per conferenze ed esposizioni stanno rapidamente diventando uno dei segmenti più preziosi che un'agenzia di viaggi giordana possa costruire, proprio perché la Giordania offre qualcosa che la maggior parte delle destinazioni MICE non può offrire, un luogo di incontro serio insieme a Petra e al Mar Morto a poche ore di distanza. Agenzie che costruiscono un verosistema di prenotazione voli per agenti di viaggio Giordania può gestire le prenotazioni dei delegati, complete di tariffe all'ingrosso, gestione di liste di massa e fatturazione consolidata, sono quelle che i comitati organizzatori continueranno a richiamare anno dopo anno.
Le agenzie che continuano a gestire conferenze tramite telefonate e fogli di calcolo non stanno perdendo questo business a favore dei concorrenti più grandi. Lo stanno perdendo a favore dell'agenzia in fondo alla strada che ha semplicemente risposto al brief più velocemente e con un preventivo più pulito.
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Domande frequenti
Comprende l'acquisizione del brief dell'evento, il mantenimento delle tariffe di gruppo per un blocco di delegati, la gestione di un elenco di delegati in continua evoluzione, il monitoraggio delle scadenze ravvicinate per l'emissione dei biglietti e la consegna di una fattura consolidata al comitato organizzatore o allo sponsor aziendale. È simile ad altre prenotazioni di gruppo ma con meno flessibilità riguardo alle date e un mix più complesso di classi di cabina.
Amman combina una posizione centrale nel Levante, infrastrutture per conferenze in crescita e un facile accesso a Petra e al Mar Morto, offrendo agli organizzatori una destinazione per riunioni con un'opzione di estensione del tempo libero davvero diversa. Unsistema di prenotazione viaggi mice Giordania le agenzie gestite devono essere costruite attorno ad Amman come punto di accesso centrale.
La prenotazione di un delegato di solito prevede una data di evento fissa che non può essere spostata, un mix di posti business ed economy, più città di origine e un elenco dei delegati che continua a cambiare fino all'evento. Le prenotazioni standard di gruppi per il tempo libero tendono ad avere date più flessibili e requisiti più semplici, una classe di cabina singola.
Le caratteristiche principali sono il mantenimento di tariffe di gruppo, la gestione di elenchi di delegati in blocco, il supporto per la prenotazione di cabine miste, i controlli di accesso dei subagenti, l'accesso alle tariffe all'ingrosso, la fatturazione consolidata e gli avvisi rigorosi sulle scadenze dei biglietti. Senza questi, la gestione manuale di un lungo elenco di delegati diventa un serio collo di bottiglia durante la stagione degli eventi.
SÌ. Integrando un pacchetto standard di estensione per Petra o Mar Morto in ogni proposta di conferenza si ottengono entrate aggiuntive e si offre ai delegati un motivo semplice per prolungare il viaggio, invece di prenotare un pacchetto ricreativo separato tramite un'altra agenzia.
Il primo passo è la citazione delle tariffe all'ingrosso anziché dei prezzi al dettaglio pubblici, seguito dal blocco della tariffa di gruppo prima che i numeri dei delegati vengano finalizzati. Un'attenta gestione collettiva degli elenchi dei delegati evita inoltre le commissioni di riemissione che possono tranquillamente erodere i profitti sulla prenotazione di un evento di grandi dimensioni.
SÌ. Le prenotazioni di gruppi per conferenze, gruppi religiosi e culturali si basano tutte sugli stessi strumenti di base, la guida pratica gA per le agenzie di viaggio giordane che gestiscono le prenotazioni di conferenze e mostre, con tariffe di gruppo, elenchi di delegati ed estensioni di Petra e del Mar Morto.
Mantenimento di tariffe di gruppo, modifiche in blocco dell'elenco passeggeri e fatturazione consolidata, quindi un unicoPortale di prenotazione voli b2b per agenti di viaggio Giordania possono gestirli tutti e tre senza bisogno di sistemi separati per ciascun segmento.
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