Um organizador de eventos liga para sua agência com uma solicitação. Duzentos delegados a voar para Amã para uma conferência regional de três dias, uma mistura de assentos empresariais e económicos, um orçamento fixo e um prazo que já está desconfortavelmente próximo. Se a reação da sua equipe a essa chamada for de entusiasmo e não de pavor, sua agência já descobriu algo que a maioria dos concorrentes não descobriu: que as viagens para conferências e exposições são um dos segmentos de maior valor e de crescimento mais rápido no mercado de viagens da Jordânia.
A Jordânia passou os últimos anos construindo discretamente uma reputação real como destino de Reuniões, Incentivos, Conferências e Exposições (MICE). A localização de Amã, no coração do Levante, combinada com a atração de lazer genuinamente única da Jordânia, Petra e o Mar Morto estão a uma curta distância de carro da maioria dos locais de conferências, tornando-o fácil de vender para organizadores internacionais que procuram algo diferente das opções habituais do Golfo ou da Europa.
Este guia foi elaborado para agências de viagens na Jordânia que desejam aproveitar essa oportunidade de maneira adequada. Ele mostra como gerenciar reservas de viagens para conferências e exposições, desde a primeira consulta até a fatura final, que genuínosistema de reserva de viagens de ratos Jordânia as agências podem confiar no que realmente precisam fazer e como esse segmento se enquadra nas viagens religiosas, patrimoniais e corporativas que sua agência já pode estar gerenciando.
Algumas forças estão impulsionando este segmento ao mesmo tempo. Amã investiu em infra-estruturas para conferências ao longo da última década, as organizações regionais escolhem cada vez mais a Jordânia como um ponto de encontro neutro e acessível no Levante, e os organizadores de eventos são atraídos para um destino que possa combinar uma agenda séria de conferências com Petra ou o Mar Morto como uma extensão pós-evento.
Para as agências de viagens, isso significa que os clientes de conferências e exposições não são uma sorte inesperada. Eles são um segmento repetível e previsível, desde que sua agência tenha umsoftware de reserva de viagens para conferências e exposições configuração que pode realmente acompanhar as alterações na lista de delegados, os prazos apertados e os relatórios que os clientes corporativos esperam.
Uma reserva de delegado não é a mesma coisa que uma reserva de grupo de lazer, embora ambas envolvam vários passageiros viajando juntos. Algumas coisas diferenciam este segmento:
As agências que tentam gerenciar isso com o mesmo processo manual que usam para reservas de pequenas famílias rapidamente ficam sobrecarregadas. As agências de recompensas de viagens para conferências que as tratam como seu próprio fluxo de trabalho estruturado.
Quase todas as reservas de conferências e exposições na Jordânia passam por Amã. É o ponto natural de chegada internacional, a base para os locais de eventos e infra-estrutura hoteleira do país, e o centro a partir do qual os delegados se estendem para Petra ou para o Mar Morto quando a agenda termina.
Um fortesistema de reservas para agências de viagens Amã agências sediadas administram sua mesa de eventos de acordo com as necessidades para refletir isso. Isso significa lidar com rotas multicidades para Amã a partir de uma dúzia de países de origem ao mesmo tempo, coordenar pacotes de transporte terrestre e de extensão sem perder o controle da reserva principal do voo e dar aos subagentes em outras cidades jordanianas visibilidade do mesmo inventário de delegados que a sede está gerenciando.
É aqui que a Jordânia tem uma vantagem real sobre a maioria dos outros destinos MICE. Poucas cidades da conferência no mundo podem oferecer aos delegados um patrimônio genuíno e listado a poucas horas do local do evento. As agências que oferecem proativamente um pacote de extensão para Petra ou Mar Morto juntamente com a reserva principal da conferência não estão apenas adicionando um bom extra, mas muitas vezes estão capturando receitas adicionais que, de outra forma, iriam inteiramente para uma agência de lazer separada.
A lição prática aqui é simples. Não espere que a comissão organizadora pergunte sobre prorrogações. Incorpore um pacote padrão de uma ou duas noites para Petra ou Mar Morto em sua proposta padrão de conferência, para que fique ali como um sim fácil para os delegados que desejam estender sua viagem.
Quer você esteja reservando uma delegação governamental, uma equipe de um patrocinador corporativo ou membros de uma associação industrial, o cliente que gerencia o orçamento espera o mesmo profissionalismo que obteria de qualquerplataforma de reserva de viagens para grupos corporativos. Isso significa preços consistentes em toda a lista de delegados, resposta rápida em alterações de última hora e uma fatura limpa em vez de uma pilha de recibos individuais para a equipe financeira reconciliar.
Se a sua agência também lida com viagens de negócios contínuas fora de conferências pontuais, a mesma disciplina subjacente se aplica. Você pode ver como um sistema dedicado lida com esse tipo de reserva e relatórios centralizados noreserva de voo corporativo página, que cobre exatamente o tipo de gerenciamento de contas consolidadas que os patrocinadores da conferência e clientes corporativos esperam.
Nem todas as ferramentas de reserva conseguem acompanhar o volume da conferência. Aqui está o que é genuínosistema de reserva de viagens de ratos Jordânia as agências podem confiar durante uma temporada movimentada de eventos precisa incluir:
Uma plataforma construída em torno desses recursos transforma a temporada de conferências do trimestre mais estressante da sua agência no mais lucrativo.
A Jordânia está a construir a sua reputação no MICE, mas não precisa de começar do zero. Os mercados vizinhos já provaram como uma plataforma B2B estruturada suporta viagens de grupos e delegados de alto volume em grande escala. OSistema de reserva de voos B2B para agentes de viagens na Arábia Saudita mostra como um mercado igualmente de alta demanda e alto volume estruturou sua rede de subagentes, preços de atacado e emissão de bilhetes para grupos, e grande parte dessa abordagem se traduz diretamente no gerenciamento de viagens de conferências em Amã.
Para agências que também lidam com viagens de grupos religiosos juntamente com seus negócios de conferências, o que é comum no cenário de agências da Jordânia, oEstudo de caso de reserva de voo Umrah vale a pena ler também. Ele aborda a emissão estruturada de ingressos para grupos para um mercado de peregrinação de volume muito alto, e as lições subjacentes sobre gerenciamento de listas de nomes em massa e disciplina de prazos se aplicam igualmente a uma reserva de conferência para duzentos delegados.
Citando um preço fixo muito cedo. Os orçamentos das conferências são muitas vezes definidos antes de a contagem final de delegados ser conhecida, por isso crie flexibilidade em vez de fixar um número que não possa absorver alterações posteriores.
Tratar a lista de delegados como estática. Isso mudará até dias antes da partida. Um sistema que não consegue lidar com atualizações em massa custará à sua equipe horas de retrabalho manual.
Perdendo a oportunidade de extensão. Não oferecer antecipadamente um pacote para Petra ou Mar Morto significa deixar receitas em cima da mesa e dar aos delegados uma razão para reservarem noutro local.
Subestimando a complexidade do mix de cabines. Uma reserva em bloco com assentos executivos e econômicos precisa de um tratamento cuidadoso, ou os delegados seniores acabarão com a experiência errada.
Envio de faturas dispersas. Os comitês organizadores e os patrocinadores corporativos esperam um documento limpo, e não uma pilha de recibos separados para conciliar.
Se a sua agência se enquadra em alguma dessas opções, construir um processo estruturado de viagens para conferências e exposições agora o coloca à frente dos concorrentes que ainda tratam cada consulta de evento como uma disputa única.
Comece revisando suas últimas duas ou três reservas de conferências ou exposições e observando exatamente onde o processo ficou mais lento. Para a maioria das agências, trata-se do gerenciamento da lista de delegados ou da cotação da tarifa certa para o grupo com rapidez suficiente para vencer o contrato de uma agência concorrente. Resolver esse gargalo único primeiro geralmente libera capacidade suficiente para realizar visivelmente mais negócios de conferências dentro de uma temporada.
Quando estiver pronto para trazer suas reservas de conferências, grupos religiosos e patrimoniais para uma plataforma construída para esse tipo de volume, você podecadastre-se como parceiro e tenha acesso a tarifas de atacado, controles de subagentes e ferramentas de reserva de grupo projetadas exatamente para esse mercado.
As viagens para conferências e exposições estão rapidamente a tornar-se um dos segmentos mais valiosos que uma agência de viagens jordaniana pode construir, precisamente porque a Jordânia oferece algo que a maioria dos destinos MICE não pode, um local de encontro sério emparelhado com Petra e o Mar Morto a apenas algumas horas de distância. Agências que constroem um verdadeirosistema de reserva de voos para agentes de viagens Jordânia pode realizar reservas de delegados, completas com tarifas de atacado, gerenciamento de lista em massa e faturamento consolidado, são os que os comitês organizadores continuarão ligando ano após ano.
As agências que ainda gerenciam conferências por meio de telefonemas e planilhas não estão perdendo esse negócio para concorrentes maiores. Eles estão perdendo para a agência da rua que simplesmente respondeu ao briefing com mais rapidez e com um orçamento mais limpo.
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Perguntas Frequentes
Abrange a captura do briefing do evento, a manutenção de tarifas de grupo para um bloco de delegados, o gerenciamento de uma lista de delegados em constante mudança, o acompanhamento de prazos apertados de emissão de ingressos e a entrega de uma fatura consolidada ao comitê organizador ou ao patrocinador corporativo. É semelhante a outras reservas de grupo, mas com menos flexibilidade de datas e uma combinação mais complexa de classes de cabine.
Amã combina uma localização central no Levante, uma crescente infra-estrutura para conferências e fácil acesso a Petra e ao Mar Morto, o que oferece aos organizadores um destino de reuniões com uma opção de extensão de lazer genuinamente diferente. Um confiávelsistema de reserva de viagens de ratos Jordânia as agências precisam ser construídas em torno de Amã como porta de entrada central.
A reserva de um delegado geralmente envolve uma data fixa do evento que não pode ser alterada, uma combinação de assentos executivos e econômicos, várias cidades de origem e uma lista de delegados que muda continuamente até o evento. As reservas de grupos de lazer padrão tendem a ter datas mais flexíveis e uma exigência de classe de cabine única mais simples.
Manutenção de tarifas de grupo, gerenciamento de lista de delegados em massa, suporte para reservas de cabines mistas, controles de acesso de subagentes, acesso a tarifas de atacado, faturamento consolidado e alertas rigorosos de prazos de emissão de bilhetes são os principais recursos. Sem isso, o gerenciamento manual de uma grande lista de delegados se torna um sério gargalo durante a temporada de eventos.
Sim. Incluir um pacote padrão de extensão de Petra ou do Mar Morto em cada proposta de conferência captura receitas adicionais e dá aos delegados uma razão fácil para prolongar a sua viagem, em vez de reservar um pacote de lazer separado através de outra agência.
A cotação de tarifas de atacado em vez de preços públicos de varejo é o primeiro passo, seguido pelo bloqueio da tarifa de grupo antes que os números dos delegados sejam finalizados. O gerenciamento cuidadoso e em massa da lista de delegados também evita as taxas de reemissão que podem corroer silenciosamente o lucro em uma reserva de grande evento.
Sim. As reservas de conferências, grupos religiosos e patrimoniais dependem das mesmas ferramentas subjacentes, gUm guia prático para agências de viagens jordanianas que gerenciam reservas de conferências e exposições, com tarifas de grupo, listas de delegados e extensões para Petra e Mar Morto.
Manutenção de tarifas de grupo, alterações na lista de passageiros em massa e faturação consolidada, para um único bem construídoportal de reservas de voos b2b para agentes de viagens Jordânia pode gerenciar todos os três sem precisar de sistemas separados para cada segmento.
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