Управление бронированием поездок на конференции и выставки для иорданских туристических агентств

Организатор мероприятия звонит в ваше агентство с просьбой. Двести делегатов прилетают в Амман на трехдневную региональную конференцию, сочетание мест для бизнеса и эконом-класса, фиксированный бюджет и сроки, которые уже неприятно близки. Если реакция вашей команды на этот призыв скорее волнение, чем страх, ваше агентство уже выяснило то, чего не удалось большинству конкурентов: поездки на конференции и выставки являются одним из наиболее быстрорастущих и высокоценных сегментов на туристическом рынке Иордании.

Иордания потратила последние несколько лет на создание настоящей репутации в качестве места проведения встреч, конференций и выставок (MICE). Расположение Аммана в самом сердце Леванта в сочетании с поистине уникальными возможностями для отдыха в Иордании, Петра и Мертвое море находятся в нескольких минутах езды от большинства мест проведения конференций, что позволяет легко продать его международным организаторам, ищущим что-то отличное от обычных вариантов Персидского залива или Европы.

Это руководство создано для туристических агентств в Иордании, которые хотят правильно воспользоваться этой возможностью. В нем рассказывается, как управлять бронированием поездок на конференции и выставки, от первого запроса до окончательного счета. Какой настоящийсистема бронирования путешествий для мышей Иордания агентства могут полагаться на фактические потребности, и как этот сегмент сочетается с религиозными, историческими и корпоративными поездками, которыми ваше агентство, возможно, уже занимается.

Почему в Иордании растет число поездок на конференции и выставки

Этот сегмент продвигают вперед сразу несколько сил. За последнее десятилетие Амман инвестировал в инфраструктуру конференций, региональные организации все чаще выбирают Иорданию в качестве нейтрального и доступного места встреч в Леванте, а организаторов мероприятий привлекают места, которые могут сочетать серьезную программу конференции с Петрой или Мертвым морем в качестве продолжения после мероприятия.

Для туристических агентств это означает, что клиенты конференций и выставок — это не разовая удача. Это повторяемый и прогнозируемый сегмент при условии, что у вашего агентства естьпрограммное обеспечение для бронирования поездок на конференции и выставки установка, которая действительно может идти в ногу с изменениями в списках делегатов, сжатыми сроками и отчетностью, которую ожидают корпоративные клиенты.

Что отличает бронирование конференций и выставок

Бронирование для делегатов — это не то же самое, что бронирование для группы отдыхающих, даже если оба предполагают совместное путешествие нескольких пассажиров. Несколько вещей выделяют этот сегмент:

• Единый бюджет мероприятия, обычно заранее фиксируется оргкомитетом или корпоративным спонсором
• Требования к смешанной каюте, где докладчики и высокопоставленные делегаты часто летают бизнес-классом, в то время как обычные посетители летают эконом-классом
• Постоянно обновляющийся список делегатов, который продолжает меняться вплоть до нескольких дней до мероприятия по мере подтверждения или отмены регистрации
• Тяжёлое, непреложное свидание, поскольку конференцию нельзя отложить, как иногда можно отложить поездку на отдых
• Несколько городов происхождения, при этом делегаты прилетают из разных стран, а не из одного пункта отправления

Агентства, которые пытаются справиться с этим с помощью того же ручного процесса, который они используют для бронирования небольших семей, быстро оказываются перегруженными. Поездка на конференцию вознаграждает агентства, которые рассматривают ее как свой собственный структурированный рабочий процесс.

Почти все билеты на конференции и выставки в Иордании направляются через Амман. Это естественный международный пункт прибытия, база для проведения мероприятий в стране и гостиничной инфраструктуры, а также узел, из которого делегаты отправляются в Петру или на Мертвое море после завершения повестки дня.

Сильныйсистема бронирования туристических агентств Амман базирующиеся агентства управляют своей службой мероприятий с учетом потребностей, отражающих это. Это означает обработку маршрутов в Амман из нескольких городов одновременно из дюжины стран отправления, координацию наземного транспорта и дополнительных пакетов, не теряя при этом основного бронирования рейсов, а также предоставление субагентам в других иорданских городах видимости того же списка делегатов, которым управляет головной офис.

Шаг за шагом: управление запросом на поездку на конференцию или выставку

1. Запишите краткую информацию о мероприятии. Зарегистрируйте даты мероприятий, ожидаемое количество делегатов, состав салонов и общий бюджет, как только поступит запрос.
2. Проверьте наличие групповых тарифов в Амман. Найдите оптовые цены в вероятных городах происхождения и выберите самый сильный вариант блокировки.
3. Отправьте одно сводное предложение. Представьте тариф, налоги и плату за обслуживание в виде единого четкого числа, которое организационный комитет может быстро утвердить.
4. Подтвердите структуру депозита. Зафиксируйте групповое бронирование на любых условиях депозита, которые требует авиакомпания или консолидатор.
5. Управляйте списком делегатов как живым документом. Ожидайте дополнений, повышения класса обслуживания и отмены рейсов вплоть до самого мероприятия.
6. Внимательно отслеживайте сроки продажи билетов. Дата конференции не может быть перенесена, поэтому пропущенные сроки обходятся здесь гораздо дороже, чем при стандартном бронировании для отдыха.
7. Координация запросов на продление. Создайте дополнительные возможности в Петре или Мертвом море для делегатов, остающихся за пределами конференции, не нарушая при этом бронирование основной группы.
8. Выдайте билеты и доставьте один счет. Предоставьте оргкомитету или корпоративному спонсору единый чистый документ для его финансовой команды.

Именно здесь Иордания имеет реальное преимущество перед большинством других направлений MICE. Немногие города, где проводятся конференции, в мире могут предложить делегатам настоящий объект культурного наследия, расположенный всего в нескольких часах езды от места проведения конференции. Агентства, которые активно предлагают пакет расширения Петры или Мертвого моря наряду с основным бронированием конференций, не просто добавляют приятную дополнительную информацию, они часто получают дополнительный доход, который в противном случае полностью достался бы отдельному развлекательному агентству.

Практический урок здесь прост. Не ждите, пока оргкомитет спросит о продлении. Включите стандартный пакет на одну или две ночи в Петру или Мертвое море в свое стандартное предложение конференции, чтобы он сразу же стал простым ответом «да» для делегатов, которые хотят продлить свою поездку.

Корпоративные клиенты и клиенты-ассоциации ожидают соблюдения корпоративных стандартов

Независимо от того, заказываете ли вы правительственную делегацию, сотрудников корпоративного спонсора или членов отраслевой ассоциации, клиент, управляющий бюджетом, ожидает того же профессионализма, который он получил бы от любого серьезногоплатформа бронирования корпоративных групповых поездок. Это означает единообразие цен для всего списка делегатов, быструю обработку изменений в последнюю минуту и ​​один чистый счет, а не стопку отдельных квитанций, которые финансовая команда должна сверить.

Если ваше агентство также занимается постоянными деловыми поездками, помимо разовых конференций, применяется та же основная дисциплина. Вы можете увидеть, как специальная система обрабатывает такого рода централизованное бронирование и отчетность набронирование корпоративных рейсов страница, которая описывает именно тот вид консолидированного управления учетными записями, которого ожидают спонсоры конференции и корпоративные клиенты.

На что обратить внимание в системе бронирования путешествий MICE

Не каждый инструмент бронирования может справиться с объемом конференций. Вот что такое настоящийсистема бронирования путешествий для мышей Иордания агентства, которым можно доверять во время напряженного сезона мероприятий, должны включать:

• Групповой тариф, поэтому частота блоков остается заблокированной, пока список делегатов еще завершается
• Массовое управление списками делегатов, для добавления, редактирования или удаления пассажиров, не касаясь каждого по отдельности
• Поддержка бронирования смешанных кают, для обработки мест бизнес- и эконом-класса в одной групповой ссылке
• Управление доступом субагента, чтобы ваша сеть по всей Иордании могла предлагать цены и бронировать в четко установленных пределах
• Доступ к оптовым тарифам, защищая вашу прибыль при бронировании крупных конференций, часто чувствительных к цене
• Консолидированное выставление счетов, что имеет огромное значение для организационных комитетов и отделов корпоративных финансов
• Оповещения о сроках продажи билетов, поскольку пропущенный срок в фиксированную дату конференции обходится намного дороже, чем в гибкую поездку на отдых

Платформа, построенная на основе этих возможностей, превратит сезон конференций из самого напряженного квартала вашего агентства в самый прибыльный.

Извлечение опыта из сложившихся региональных рынков MICE

Иордания строит свою репутацию в сфере MICE, но ей не обязательно начинать с нуля. Соседние рынки уже доказали, как структурированная платформа B2B поддерживает большие объемы групповых поездок и поездок делегатов в больших масштабах.B2B система бронирования авиабилетов для турагентов в Саудовской Аравии показывает, как столь же высокий спрос и большой объем рынка структурировали сеть субагентов, оптовые цены и групповую продажу билетов, и большая часть этого подхода напрямую связана с управлением поездками на конференцию в Аммане.

Для агентств, которые наряду с конференционным бизнесом также занимаются поездками религиозных групп, что является обычным явлением в агентстве Иордании,Пример бронирования авиабилетов в рамках умры тоже стоит прочитать. В нем рассматривается структурированная групповая продажа билетов для очень большого рынка паломничества, а базовые уроки по управлению массовыми списками имен и дисциплине в сроках точно так же применимы и к бронированию конференций для двухсот делегатов.

Как избежать наиболее распространенных ошибок

Назначать фиксированную цену слишком рано. Бюджеты конференций часто устанавливаются до того, как станет известно окончательное количество делегатов, поэтому предусмотрите гибкость, а не фиксируйте число, которое не сможет учесть последующие изменения.

Рассматривать список делегатов как статический. Оно изменится за несколько дней до вылета. Система, которая не может обрабатывать массовые обновления, потребует от вашей команды часов ручной доработки.

Упущена возможность продления. Не предлагать заранее пакет услуг в Петре или Мертвом море означает оставить невыплаченные доходы и дать делегатам повод забронировать место в другом месте.

Недооценка сложности салона. Бронирование блоков как с местами бизнес-класса, так и с местами эконом-класса требует осторожного обращения, иначе старшие делегаты получат неверный опыт.

Отправка разбросанных счетов. Оргкомитеты и корпоративные спонсоры ожидают сверки одного чистого документа, а не кучи отдельных квитанций.

• Туристические агентства в Аммане активно занимается конференционным и выставочным бизнесом
• DMC и компании по организации мероприятий координация рейсов с объектами и отелями
• Агентства, которые уже сильны в групповых поездках по религиозным или историческим направлениям стремлюсь к диверсификации за счет MICE
• Корпоративные бюро путешествий управление регулярными поездками сотрудников, которые также время от времени заказывают билеты на конференции
• Агентства с субагентской сетью разбросаны по всей Иордании, которым необходима общая видимость инвентаря событий

Если ваше агентство соответствует любому из этих требований, построение структурированного процесса поездок на конференции и выставки теперь позволит вам опередить конкурентов, которые по-прежнему рассматривают каждый запрос на мероприятие как разовую схватку.

Начало работы

Начните с просмотра ваших последних двух или трех заказов на конференцию или выставку и отметьте, где именно процесс замедлился. Для большинства агентств это управление списком делегатов или достаточно быстрое определение подходящего группового тарифа, чтобы опередить конкурирующее агентство в заключении контракта. Устранение этого единственного узкого места в первую очередь обычно освобождает достаточные мощности, чтобы в течение сезона можно было взять на себя заметно больше конференц-бизнеса.

Когда вы будете готовы разместить заказы на конференции, религиозные группы и группы по вопросам наследия на одной платформе, созданной для такого рода объемов, вы можетезарегистрироваться в качестве партнера и получите доступ к оптовым тарифам, средствам управления субагентами и инструментам группового бронирования, предназначенным именно для этого рынка.

Заключительные мысли

Поездки на конференции и выставки быстро становятся одним из наиболее ценных сегментов, которые может создать иорданское туристическое агентство, именно потому, что Иордания предлагает то, чего не может предложить большинство направлений MICE, — серьезное место для встреч в сочетании с Петрой и Мертвым морем, расположенными всего в нескольких часах езды. Агентства, создающие настоящуюсистема бронирования авиабилетов для турагентов Иордания может осуществлять бронирование для делегатов, включая оптовые тарифы, управление массовыми списками и консолидированные счета-фактуры, - именно этим организационные комитеты будут перезванивать из года в год.

Агентства, которые до сих пор управляют конференциями посредством телефонных звонков и электронных таблиц, не уступают этот бизнес более крупным конкурентам. Они проигрывают агентству, расположенному дальше по улице, которое просто ответило на задание быстрее и с более четкой цитатой.