Vous venez de régler votre rapport BSP, et le voilà : un poste que vous n'attendiez pas. Une compagnie aérienne a porté plainte contre votre agence, et le seul indice est constitué de trois lettres. SMA. Si cela vous est déjà arrivé, vous connaissez le sentiment de naufrage. Si cela ne s’est pas encore produit, ce sera probablement le cas.
ADM et ACM dans le domaine des voyages sont deux des termes tarifaires les plus mal compris du secteur. Les nouveaux agents les rencontrent souvent pour la première fois alors que l’argent quitte déjà leur compte. Les agents expérimentés savent qu’un seul mémo peut effacer la commission sur une douzaine de tickets.
Ce guide explique ADM et ACM dans un langage simple. Vous apprendrez ce qu'ils signifient, pourquoi les compagnies aériennes les émettent, comment fonctionne le processus BSP, comment contester des frais et comment les empêcher de se présenter en premier lieu. Que vous dirigiez une agence très active, que vous travailliez avec des sous-agents ou que vous réserviez simplement des vols souvent, vous trouverez ici des réponses claires.
Voici la version courte, car c'est ce que recherchent la plupart des gens :
ADM signifie Agency Debit Memo. Il s'agit de frais qu'une compagnie aérienne impose à un agent de voyages pour récupérer l'argent que celui-ci doit, généralement en raison d'une erreur de billetterie, d'une violation des règles tarifaires ou d'une demande de commission incorrecte.
ACM signifie Note de crédit d'agence. Il s'agit d'un crédit qu'une compagnie aérienne accorde à un agent de voyages, généralement pour restituer l'argent que l'agent a payé en trop, pour corriger une erreur antérieure ou pour annuler un ADM qui a été généré à tort.
En termes simples, un ADM prend de l’argent à votre agence et un ACM le remet. Les deux sont gérés via le BSP (Billing and Settlement Plan), qui est le système utilisé par l'IATA pour régler les paiements entre les compagnies aériennes et les agents de voyages.
Une note de débit d'agence est une mise en demeure d'une compagnie aérienne indiquant : « Notre audit a révélé un problème avec un billet que vous avez émis et vous nous devez la différence. » Il indique le numéro du ticket, la raison et le montant, et il arrive généralement via le système BSP afin de pouvoir être ajouté à votre prochain règlement.
Les compagnies aériennes effectuent régulièrement des audits sur la billetterie, les remboursements et les réémissions. Lorsque leurs systèmes détectent une inadéquation entre ce qui a été collecté et ce qui aurait dû l’être, c’est l’ADM qui leur permet de combler l’écart. Ce n'est pas une pénalité dans tous les cas. Parfois, il s'agit simplement d'une correction. Mais cela peut également inclure des frais administratifs, de sorte que de petites erreurs peuvent rapidement coûter cher.
La plupart des ADM proviennent d’une courte liste de causes. Les connaître est la moitié de la bataille :
Remarquez le motif. Presque toutes les raisons sont liées aux règles tarifaires, à la précision et au timing. C’est une bonne nouvelle, car les trois peuvent être contrôlés.
Une note de crédit d’agence fonctionne dans le sens opposé. Il s'agit d'un avoir émis par la compagnie aérienne en votre faveur. Considérez-le comme la compagnie aérienne disant : « Nous vous devons une dette, et voici l'ajustement ».
Vous pouvez voir un ACM dans des situations comme celles-ci :
Si vous souhaitez connaître la signification exacte de chaque terme chaque fois que vous en avez besoin, ajoutez les pages du glossaire à vos favoris. Vous pouvez lire leGlossaire ACM et leGlossaire ADM pour des définitions courtes et claires. Et si vous souhaitez travailler avec une équipe qui maintient ce type de règlement propre et simple, vous pouvezInscrivez-vous en tant que partenaire et commencez.
La plupart des agents répondent à ces mémos via le BSP, le système de règlement géré par l'IATA. Vous déclarez les ventes de billets et le règlement s’effectue selon un cycle régulier. Les mémos sont ajoutés à ce flux et vous les visualisez dans BSPlink, le portail en ligne utilisé par les agents.
Voici comment cela fonctionne habituellement :
Quelques autres choses méritent d'être connues. Les compagnies aériennes ne traitent généralement un ADM via le BSP que dans les neuf mois environ suivant la date finale du voyage, et tout ce qui suit est généralement traité directement entre la compagnie aérienne et l'agent. Les compagnies aériennes ont également tendance à examiner les litiges dans un délai d'environ 60 jours, et beaucoup fixent une valeur minimale pour l'envoi d'une note. Les règles diffèrent d'une compagnie aérienne et d'un marché à l'autre, alors lisez toujours la propre politique ADM de la compagnie aérienne pour connaître les délais, frais et limites exacts.
Un ADM a l’air effrayant, mais il ne s’agit en réalité que d’un document structuré. Lorsqu'un message arrive dans votre boîte de réception ou dans BSPlink, vérifiez d'abord ces champs :
Ne payez pas et ne l’ignorez pas par instinct. Récupérez le billet original, les règles tarifaires et vos notes de réservation, et comparez-les avec la réclamation de la compagnie aérienne.
Tous les SMA n’ont pas raison. Les audits des compagnies aériennes sont souvent automatisés et des erreurs se produisent. Si vous pensez qu'un mémo est erroné, voici un chemin pratique :
Combattre un mémo prend du temps. Il est bien plus facile d’en prévenir un. Ces habitudes protègent vos marges :
La technologie aide ici aussi. Lorsque votre agence réserve via un fournisseur fiableAPI de vol ouAPI de recherche de vols, les tarifs, les taxes et les règles proviennent des données réelles des compagnies aériennes au lieu d'une saisie manuelle, ce qui supprime de nombreuses erreurs qui conduisent à des mémos. Vous pouvez voir comment cela fonctionne sur la page API Travel Terminus Flight.
La billetterie manuelle est l'endroit où les erreurs se cachent. Un agent fatigué saisit un tarif, oublie une taxe ou oublie une règle, et un ADM le suit des semaines plus tard. UnAPI de recherche de vols change cela de plusieurs manières :
Pour les agences qui gèrent de nombreuses réservations chaque jour, cette cohérence permet d'économiser de l'argent et du stress.
Si vous vendez via un réseau de sous-agents ou une plateforme en ligne, les mémos fonctionnent un peu différemment. La compagnie aérienne impose généralement l'ADM à l'agence accréditée, et cette agence doit alors récupérer le coût auprès de celui qui a commis l'erreur. C'est pourquoi de nombreuses agences souhaitent un système avec des journaux de réservation clairs et un accès contrôlé.
UnPortail de réservation de vols B2B aide en conservant chaque réservation de sous-agent au même endroit, avec des règles tarifaires visibles, des commissions fixées de manière centralisée et une piste d'audit complète. Lorsqu'un ADM arrive, vous pouvez retracer le billet en quelques secondes, voir qui l'a réservé et décider rapidement s'il faut payer ou contester.
Un agent émet un billet aller-retour en utilisant un tarif qui nécessite un séjour le samedi soir, mais le passager revient le même jour de semaine. L'audit de la compagnie aérienne détecte l'inadéquation et génère un ADM pour la différence tarifaire plus des frais administratifs. L'erreur a été de lire la règle tarifaire, et elle aurait pu être évitée avec une vérification rapide.
Un agent obtient un ADM pour une prétendue différence fiscale. Elle sort le billet, constate que la taxe était correcte et conteste le mémo avec une capture d'écran de la répartition des tarifs. La compagnie aérienne l'examine, l'accepte et émet un ACM. L'argent revient parce qu'elle a gardé des preuves.
Puisqu'il s'agit d'un guide des conditions tarifaires, voici les autres mots que vous rencontrerez aux côtés d'ADM et d'ACM :
Ignorer la fenêtre de litige. Attendre trop longtemps peut transformer une erreur réparable en une erreur payante.
Payer sans chèque. Certains SMA ont tort, et payer aveuglément, c'est donner de l'argent.
Contestation sans preuve. Un différend sans preuve aboutit rarement.
Oublier de suivre les ACM. Les crédits peuvent être perdus si personne ne les fait correspondre au mémo original.
Traiter les erreurs répétées comme de la malchance.Si la même raison persiste, le problème est un processus et non une coïncidence.
ADM et ACM peuvent ressembler à des termes comptables arides, mais ils façonnent votre bénéfice chaque mois. Une note de débit d'agence retire de l'argent, une note de crédit d'agence le remet, et la différence entre les deux se résume souvent à l'exactitude, aux enregistrements et à la rapidité.
Apprenez les raisons qui se cachent derrière les mémos, lisez les règles tarifaires avant de réserver votre billet, conservez une preuve de chaque réservation et agissez rapidement lorsqu'un mémo arrive. Combinez ces habitudes avec une technologie fiable et les mémos deviennent un événement rare au lieu d'un casse-tête mensuel.
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pour ADM et ACM en voyages
ADM signifie note de débit d'agence. Il s'agit de frais qu'une compagnie aérienne impose à un agent de voyages pour récupérer l'argent dû, généralement en raison d'une erreur de billetterie, d'une violation des règles tarifaires ou d'une demande de commission incorrecte.
ACM signifie note de crédit d'agence. Il s'agit d'un crédit que la compagnie aérienne accorde à un agent de voyages, par exemple pour restituer un supplément ou pour annuler un ADM généré par erreur.
Un ADM débite votre compte, vous devez donc à la compagnie aérienne. Un ACM crédite votre compte, la compagnie aérienne vous doit donc. Les deux sont émis par la compagnie aérienne et généralement traités via le BSP.
Oui. Si vous pensez qu'un ADM est erroné, vous pouvez le contester, généralement via BSPlink, dans le délai de révision fixé par la compagnie aérienne et les règles de l'IATA. Joignez toujours des preuves claires telles que le billet, les règles tarifaires et des captures d’écran.
En vertu de la résolution 850m de l'IATA, les agents disposent généralement d'environ 15 jours pour examiner et contester un ADM. Les délais et les frais peuvent varier selon la compagnie aérienne et le marché, alors vérifiez toujours la propre politique de la compagnie aérienne.
Lisez les règles tarifaires avant d'émettre des billets, réservez dans la bonne classe, évitez les réservations en double, respectez les délais d'émission des billets, tenez de bons registres et formez votre personnel. L’utilisation d’une API Flight fiable réduit également les erreurs manuelles.
Oui. La compagnie aérienne impose généralement l'ADM à l'agence accréditée, qui doit ensuite recouvrer le coût en interne. UnPortail de réservation de vols B2B avec des journaux de réservation clairs, il est plus facile de retracer qui a émis le billet et de répondre rapidement.
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